60.000 € im Jahr. So viel haben uns Software-Abos gekostet, die wir inzwischen durch eigene, maßgeschneiderte Software ersetzt haben, geschrieben von KI. Dieses Buch zeigt an einem echten Unternehmen, mit echten Zahlen und echten Fehlern, wie das gelingt: welche Workflows sich bewährt haben, welche Fallstricke warten, wie man einer KI Grenzen setzt und was am Ende dabei herauskommt. Nebenbei ist Software entstanden, die zum ersten Mal exakt zu unseren Abläufen passt. Wer selbst Software-Abos bezahlt und sich fragt, ob das noch der richtige Weg ist, soll dieses Buch mit einer belastbaren eigenen Einschätzung zuklappen können.
Geplant war dieses Buch übrigens nicht. Es entstand, weil ich einen Beitrag auf LinkedIn und X veröffentlicht habe, der es zusammen auf über 150.000 Aufrufe und endlose Kommentare gebracht hat. Und weil mich ein Teil dieser Kommentare nicht mehr losgelassen hat. Hier ist der Post im Original:
Wir sparen jetzt 60.000 € pro Jahr. Software-as-a-Service ist tot!
Vor einem halben Jahr habe ich angefangen, unsere komplette Shop-IT umzustellen und in einem eigenen System zusammenzufassen. Was wir uns jetzt monatlich sparen:
- JTL (Warenwirtschaft): 1.043 €
- Ecomdata (Hosting JTL): 175 €
- Shopify Plus (B2B-System): 2.000 €
- Intercom (Kundenservice): 230 €
- Channable (Ecom-Feeds): 200 €
- Wix (Webseitenbaukasten): 300 €
- Shopify-Plugins (diverse): 600 €
- Marketingtools (diverse): 500 €
Ohne KI wäre das unmöglich gewesen. Alles begann damit, dass ich Intercom ablösen und mehr KI integrieren wollte. Standard-Apps bieten zwar KI-Assistenten, aber ohne tiefes Wissen. 90 % unserer Anfragen beziehen sich auf Bestellungen. Die KI braucht also Echtzeit-Infos zu Bestellstatus, Beständen und Tracking. Das konnte keine App abbilden.
Da unsere Daten in JTL gebündelt waren, JTL aber eine schlechte UI hat, voller Bugs steckt und uns unfassbar viel Zeit gekostet hat, lag es nahe, die ganze Warenwirtschaft direkt mit zu ersetzen. Wir haben gefeiert, als unser eigenes System die Datenhoheit übernahm, zumal JTL und der Hoster pünktlich die Preise erhöht hatten.
Natürlich war anfangs nicht alles perfekt. Aber heute beantwortet unsere KI automatisch (sonst erhalten wir Vorschläge, wenn die KI sich nicht sicher ist) etwa 75 % der Nachrichten mit hoher Schließungsrate. Wir nutzen verschiedene KI-Layer. Eine KI hat fast vollständigen Datenbankzugriff und darf eigene Read-Queries schreiben. Wir können sie alles zu unserem Unternehmen fragen!
Neben den SaaS-Gebühren sparen wir massiv Zeit. Wir haben die Hoheit über Daten und Code. Ein Kollege braucht 5 Klicks, um einen Artikel zu einer Bestellung hinzuzufügen? Lass es uns auf einen Klick umbauen! Dank KI oft nur einen Prompt entfernt.
Es ist Zeit für Unternehmen, die IT wieder selbst in die Hand zu nehmen. Ich habe überlegt, unser System als SaaS für andere JTL-Leidende anzubieten. Aber der wahre Mehrwert liegt darin, dass die Software perfekt und kompromisslos auf uns zugeschnitten ist. Das sollte für jedes Unternehmen gelten. Unser System kann als Basis dienen, aber als eigene Codebase, nicht als Tenant-Lösung.
Die Entwicklungskosten sind so drastisch gesunken, dass jedes Unternehmen umdenken sollte. Berücksichtigt dabei nicht nur die SaaS-Gebühren, sondern die Kosten für Zeitaufwand und langsame Prozesse.
Bevor ich jetzt höre, dass man damit viel aufs Spiel setzt: Ich entwickle seit 20 Jahren und verstehe die Architektur hinter dem Code. Das hier ist die Zukunft.
Zusammengerechnet ergibt die Liste oben gut 5.000 € im Monat. Jeden Monat. Für Software, die nicht einmal auf uns zugeschnitten war, die teilweise nicht miteinander kommuniziert hat und die genau dadurch so viel Raum für Optimierung durch individuelle Lösungen gelassen hat.
Kurz zur Einordnung, wer hier eigentlich schreibt: Ich habe mit 15 angefangen zu programmieren, also vor über 20 Jahren. Beigebracht habe ich mir das komplett selbst, autodidaktisch mit Ausprobieren und den Quellen, die das Internet eben hergibt. Nach dem Abitur habe ich zwar ein Wirtschaftsinformatikstudium begonnen, es aber wieder abgebrochen: Der Weg über das Selbstlernen hatte mich schneller vorangebracht und die Kundenprojekte und eigenen Ideen, an denen ich parallel arbeitete, waren die lehrreichere Schule. Ein Bachelorstudium im Onlinemarketing habe ich später dennoch abgeschlossen, allerdings neben der Arbeit. Über all die Jahre war ich an der Gründung diverser Startups beteiligt. Eines davon war socialBench, ein SaaS-Unternehmen, das ich 2015 im Alter von 26 Jahren verkauft habe. SaaS steht für Software as a Service: Software, die man monatlich mietet statt einmal kauft und in der Regel im Browser aufruft. Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung übernimmt der Anbieter und der baut seine Software möglichst allgemeingültig für alle seine Kunden. Das hat durchaus Vorteile, denn so teilen sich viele Kunden die bisher sehr teure Entwicklung und komplexe Software wird für den Einzelnen überhaupt erst erschwinglich. Nur ist SaaS eben selten so gut wie echte Individualsoftware, weil allgemeingültig auch bedeutet: Es werden nie alle Wünsche erfüllt. Mit den drastisch gesunkenen Entwicklungskosten wird Individualsoftware nun greifbar, oft sogar günstiger. Und genau darum geht es in diesem Buch.
Nach dem Verkauf blieb ich zunächst als CMO beim Käufer an Bord. Nebenher habe ich in dieser Zeit schon meinen nächsten Schritt vorbereitet: Content Creation für die Automobilbranche. Aus dem Nebenprojekt wurde irgendwann der Hauptberuf und für eine ganze Weile lag mein Fokus vor allem darauf. Später kam die Vermietung von Elektroautos dazu und 2019 startete Shop4Tesla.com, inzwischen ergänzt um Shop4EV.com. Wir verkaufen Zubehör für Elektroautos. 2023 wurden es daneben wieder mehr IT-Projekte: zuerst interne, um unsere eigenen Abläufe zu optimieren, zunehmend kamen auch externe hinzu. Die Kundenprojekte setzen wir heute unter dem Namen Inspyra.ai um, unserer eigenen IT-Agentur. Inzwischen ist eine ganze Reihe von Projekten entstanden, mal mehr, mal weniger mit KI entwickelt: Web-Apps für den Browser, dazu Apps für iOS und Android. Die internen Projekte habe dabei vorwiegend ich selbst entwickelt, während das Team überwiegend an den externen saß. Gerade bei den internen konnte ich Techniken und Technologien einsetzen, die ich mir in einem Kundenprojekt so nicht erlaubt hätte. Wäre etwas schiefgegangen, hätte es erst mal nur uns selbst getroffen. Passiert ist aber nie etwas Ernstes und genau daraus ist ein ziemlich gesundes Selbstbewusstsein gewachsen, was den Einsatz von KI angeht. Gelernt habe ich dabei aber auch, wo die Grenzen liegen und wie man KI im Unternehmen wirklich gut einsetzt. In kurzer Zeit kam so enorm viel Erfahrung zusammen. Am Anfang habe ich dabei noch jede einzelne Codezeile markiert, um eine Änderung zu beauftragen. Heute beschreibe ich das Ziel, den Rest übernimmt die KI.
Die Kommentare
Der Post schlug ein. Viel Zustimmung, viele Fragen. Aber was mich wirklich überrascht hat, waren die Kommentare, die diese Entwicklung schlechtgeredet haben. Zwei davon lohnen einen genaueren Blick, weil sie so schön auf den Punkt bringen, wo viele gedanklich noch stehen. Die Namen sind geändert, die Kommentare im Original übernommen.
Tanja schrieb:
Puh. Aber 60.000 Euro reichen ja nicht für das Gehalt der 2 Mitarbeiter die das warten oder? Wer macht denn jetzt den Support für die Software, wer überprüft die Sicherheitslücken der verwendeten Software und updated diese regelmäßig? Wer baut die Testpipeline auf und überprüft regelmäßig, ob alles stabil ist? Wer diskutiert aus, ob der Button jetzt das macht, weil das den Daily Workflow von Hubert einfacher macht, aber den von Beate kaputt?
Meine Antwort fiel zugegeben etwas spitz aus:
Zwei Vollzeitkräfte für die Wartung? Ich habe das System in sechs Monaten aufgebaut, nebenbei, neben meiner normalen Arbeit als Geschäftsführer. Warum sollten danach zwei Personen in Vollzeit damit beschäftigt sein, es am Laufen zu halten? Diese Rechnung stammt aus einer IT-Welt, die es so nicht mehr gibt. Updates einspielen, Sicherheitslücken prüfen, Tests schreiben: Genau das sind Aufgaben, bei denen eine KI heute den Großteil der Arbeit übernimmt.
Und das angebliche Drama um Hubert und Beate? Ich sehe da beim besten Willen keinen Konflikt. Früher musste man solche Diskussionen führen, weil jede Änderung teuer war. Ein Entwickler, ein Ticket, ein Sprint, drei Wochen später ein Button. Da musste man sich einigen. Heute kostet eine Zeile Code fast nichts mehr. Wenn Hubert und Beate den Button unterschiedlich brauchen, bekommt eben jeder seinen eigenen. Und wenn Fridolin ankommt und noch eine dritte Funktion will, ist der Fridolin-Button im Zweifel nur einen Prompt entfernt. Der Fokus liegt voll auf der Prozessoptimierung, nicht mehr auf der Frage, welche Änderung man sich leisten kann.
Eines muss ich klar sagen: Man muss wissen, was man tut. Man muss Grenzen setzen, für eine vernünftige Datenlage sorgen und man kann einer KI nicht einfach wahllos Zugriff auf alles geben. Aber wer jetzt noch in den alten Mustern denkt, bekommt sehr bald ein Problem.
Dann war da noch Thomas:
Mich würde es nicht wundern, wenn genau solche "Spielereien" irgendwann mal zu mehr schaden als nützen führen. Man hört nur noch: "ich hab bei CRM in 10 Std. gebaut", "ich habe ein ERP gebaut" usw. Mal ganz abgesehen davon, daß zwischen einem ERP System und einem ERP System Welten liegen können. Meint denn wirklich jeder dieser "Selbstbauer" die Kompetenz, die fragen und Lösungen und so viel mehr von Jahrzehnten einfach Mal in 10 Std auszudribbeln? Und da sprech ich von rechtlichen Bestimmungen, Cyber Security, Berechtigungskonzepten, gouvernance und so viel mehr noch gar nicht. Aber okay ich würde mein Unternehmen nicht auf solch einem "Fundament" aufbauen wollen.
Seine rhetorische Frage, ob die „Selbstbauer“ wirklich glauben, die Kompetenz von Jahrzehnten mal eben auszudribbeln, kann ich tatsächlich mit Ja beantworten. Nur eben nicht in 10 Stunden. Von 10 Stunden habe ich nie gesprochen, das hat Thomas dazugedichtet. Bei mir waren es sechs Monate und dahinter stecken 20 Jahre Erfahrung. Genau diese Mischung aus „Spielereien“ und erfundenen Zahlen zeigt aber, wie solche Diskussionen oft laufen: Man macht das Thema erst klein, dann lächerlich und muss sich dann nicht mehr ernsthaft damit beschäftigen.
Dabei hat Thomas in einem Punkt ja recht: Zwischen einem ERP-System und einem ERP-System können Welten liegen. ERP steht für Enterprise Resource Planning und meint die Software, die die zentralen Abläufe eines Unternehmens steuert: Einkauf, Lager, Bestellungen, Buchhaltung, teils auch das Personal. Die Warenwirtschaft ist der Kern davon. Ich habe nie behauptet, dass ich mal eben SAP ersetze. Ich habe etwas anderes behauptet und das kann ich belegen: Wir haben SaaS-Software ersetzt, die uns tausende Euro im Monat gekostet hat, und ein zentrales System aufgebaut, das unsere Abläufe massiv verbessert. Rechtliche Anforderungen, Sicherheit, Berechtigungen, all das sind berechtigte Themen. Sie sind aber lösbar und genau deshalb bekommen sie in diesem Buch eigene Kapitel, statt als Totschlagargument am Anfang jede Diskussion zu beenden.
Was ich in solchen Kommentaren vor allem sehe, ist ein Abwehrmechanismus. Man ist erstmal gegen alles, was einen zu großen Wandel bringen könnte. Verständlich, menschlich, aber gefährlich. Was mit Unternehmen passiert, die einen Umbruch zu lange kleinreden, haben wir in der Geschichte oft genug gesehen. Übrigens spürt man es heute schon: Ein Blick auf die Aktienkurse vieler SaaS-Anbieter reicht.
Warum dieses Buch
Diese Kommentare haben mir gezeigt, dass bei vielen noch nicht angekommen ist, was für ein Wandel hier gerade passiert. Dass jemand ganz selbstverständlich zwei Mitarbeiter für die Wartung einplant, wenn eine KI diese Arbeit übernimmt, hat mich ehrlich überrascht. Nicht, weil die Frage dumm wäre. Sondern weil sie zeigt, dass die alte Kostenrechnung in den Köpfen noch völlig intakt ist, während sich die Realität darunter längst verschoben hat.
Viele nennen diese Art zu arbeiten Vibecoding. Der Begriff stammt von Andrej Karpathy, einem der bekanntesten KI-Forscher weltweit, Mitgründer von OpenAI und früher KI-Chef bei Tesla. Er beschrieb damit Anfang 2025 eine neue Art zu programmieren: Man sagt der KI in normaler Sprache, was man haben will, und lässt sie den Code schreiben, statt jede Zeile selbst zu tippen. In den USA arbeiten so längst auch die besten Entwickler, zum Beispiel bei Anthropic, der Firma hinter der KI Claude. Nur hierzulande wird „Vibecoding“ gern als Schimpfwort benutzt, so nach dem Motto: Da klickt sich ein Ahnungsloser was zusammen.
Ich will an dieser Stelle ehrlich sein: Ich behaupte nicht, dass jetzt jeder alles bauen kann. Meine 20 Jahre in der IT haben mir enorm geholfen, diese Projekte überhaupt so umzusetzen. Ich verstehe die Architektur hinter dem Code, ich erkenne, wenn die KI Unsinn baut, und ich weiß, wo die Fallen liegen. Aber die Einstiegshürde sinkt rasant. Ich gebe dem noch zwei bis vier Jahre, dann ist vieles davon wirklich für jeden machbar. Was heute schon geht, mit welchem Wissen und mit welchen Leitplanken, genau darum geht es in diesem Buch.
Was dieses Buch bietet
Das hier wird kein Buch voller Theorie, sondern die Beschreibung eines konkreten Beispiels: ein echtes Unternehmen, echte Zahlen, echte Fehler. Enthalten sind:
- die Fallstricke, in die wir gelaufen sind
- die Workflows, mit denen ich täglich mit KI entwickle
- der Weg vom kleinen Projekt bis zum großen: Es beginnt bei etwas Überschaubarem, etwa dem Ersatz einer einzelnen Shopify-App, und führt bis zur kompletten Warenwirtschaft
- und als Extra, jenseits der Entwicklung: eine verständliche Erklärung der KI-Layer, mit denen wir im laufenden Betrieb einen Großteil unserer Kundenanfragen präzise und automatisch beantworten
Ziel ist, dass sich am Ende realistisch einschätzen lässt, was davon für das eigene Unternehmen in Frage kommt. Manchmal ist es nur ein Abo für 50 € im Monat. Manchmal sind es, wie in unserem Fall, 60.000 € im Jahr.
Vor allem aber soll dieses Buch eines vermitteln: Mut, Dinge einfach auszuprobieren. Alles, was ich über das Programmieren und die Arbeit mit KI weiß, habe ich mir auf genau diesem Weg angeeignet, mit Trial and Error und oft genug mit einer simplen Google-Suche. Für praktisch jedes Problem findet sich irgendwo eine Lösung und mit etwas Geduld lässt sie sich auch selbst umsetzen. Was nach meiner Erfahrung viel häufiger fehlt als das Wissen, ist der Mut, überhaupt anzufangen und sich in neue Themen einzuarbeiten. Genau diesen Zugang soll dieses Buch erleichtern. Es erklärt die Grundlagen und baut ein Verständnis auf, auf dem sich später eigenständig aufbauen lässt. Und wer bei der Umsetzung lieber Unterstützung an seiner Seite hat, für den sind wir mit Inspyra.ai gern da.
Ein Wort noch zum großen Bild, bevor es losgeht. Trotz des Titels geht es mir nicht darum, SaaS in den Ruin zu treiben, auch wenn ich glaube, dass genau das bei einigen Anbietern, die sich nicht anpassen, unumgänglich sein wird. Es geht mir darum, die Effizienz von Unternehmen durch maßgeschneiderte IT-Lösungen zu steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Dahinter steht eine Überzeugung, die sich durch dieses Buch zieht: Wer diesen Schritt nicht mitgeht, wird untergehen.